竞争性谈判采购的最后一个阶段，是对在采购活动中形成的项目资料、采购文件和采购活动记录进行归集、整理，形成采购档案资料，并按照采购档案管理的要求，进行归档、保管。

 

　　（30）谈判采购文件的归集和保管

 

　　集采机构应当妥善保管谈判采购活动过程中形成的采购文件和项目资料。采购文件和项目资料包括：采购活动记录、采购预算、谈判文件、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、谈判情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件和项目资料可以电子档案方式保存。

 

　　★注意：谈判采购活动记录至少包括六项内容：

 

　　（1）采购项目类别、名称；

 

　　（2）采购项目预算、资金构成和合同价格；

 

　　（3）采用谈判采购方式的原因、相关说明材料以及财政部门的审批文件；

 

　　（4）选择参加采购活动的供应商的方式及原因；

 

　　（5）评定成交的标准及确定成交供应商的原因；

 

　　（6）终止采购活动的，终止的原因。